Política de tratamiento de datos personales de postulantes

1. Responsable del tratamiento

CARVACELL S.A.S. es responsable del tratamiento de los datos personales de quienes postulan a sus vacantes. Decide para qué se usan esos datos y cómo se protegen.

2. Objeto, alcance y marco normativo

Esta política explica qué datos de los postulantes recoge Carvacell, para qué los usa, cuánto tiempo los guarda y cómo cada persona puede ejercer sus derechos.

Aplica a toda persona que postule a un empleo en Carvacell, sin importar el canal: el formulario de carvacellsas.com, portales de empleo (Multitrabajos, LinkedIn, Computrabajo u otros) gestionados a través de la plataforma HiringRoom, WhatsApp, redes sociales, ferias de empleo, referidos de trabajadores o la entrega de una hoja de vida en persona.

Se rige por:

• La Constitución de la República del Ecuador, artículo 66, numeral 19.
• La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).
• El Reglamento General a la LOPDP.
• Las resoluciones y lineamientos de la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
• El Código del Trabajo y la normativa de seguridad social, para quienes llegan a ser contratados.

3. Definiciones

Los términos de esta política tienen el significado del artículo 4 de la LOPDP. Los más usados son:

Dato personal

Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.

Titular o postulante

La persona natural cuyos datos se tratan; en esta política, quien postula a un empleo.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, como recoger, registrar, organizar, conservar, consultar, usar, comunicar o eliminar.

Responsable

Quien decide la finalidad y la forma del tratamiento; aquí, CARVACELL S.A.S.

Encargado

Persona o empresa que trata datos por cuenta del responsable, como un proveedor de tecnología.

Datos sensibles

Datos sobre etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos o genéticos, y otros cuyo uso indebido pueda causar discriminación.

Decisión automatizada

Una decisión tomada solo por un sistema informático, sin intervención de una persona.

4. Datos que se tratan y cómo se obtienen

Carvacell trata solo los datos necesarios para evaluar a un postulante para un puesto comercial o de atención telefónica.

Los datos llegan por tres vías:

1. Directamente del postulante, cuando llena el formulario del sitio, escribe por WhatsApp o entrega su hoja de vida.
2. De portales de empleo, cuando la persona postula en Multitrabajos, LinkedIn u otro portal a una vacante publicada por Carvacell. Esos datos llegan a través de HiringRoom, la plataforma que Carvacell usa para publicar vacantes.
3. De un trabajador de Carvacell que lo refiere. En ese caso, Carvacell solo usa nombre y celular para contactar a la persona, y le informa esta política en el primer contacto.

Carvacell no pide fotografías, estado civil, religión, afiliación política, orientación sexual ni datos de salud durante la selección.

5. Finalidades del tratamiento

Carvacell usa los datos de los postulantes únicamente para su proceso de selección y, si la persona es contratada, para su ingreso.

1. Registrar la postulación y evitar registros duplicados de una misma persona que postula por varios canales.
2. Contactar al postulante por llamada, WhatsApp o correo para coordinar entrevistas, confirmar asistencia y enviar recordatorios.
3. Evaluar si el perfil se ajusta a la vacante y asignar la postulación a la sede de Guayaquil o de Quito según su residencia.
4. Gestionar las etapas del proceso: entrevista, escuela de ventas, contratación o cierre.
5. Si la persona es contratada, iniciar su expediente laboral, que se rige por la normativa laboral y de seguridad social.
6. Con autorización expresa del postulante, mantener su perfil en un banco de talento para ofrecerle vacantes futuras (ver sección 10).
7. Elaborar estadísticas internas sobre el proceso de selección, como la cantidad de postulaciones por canal, sin identificar a las personas.
8. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Carvacell no vende, alquila ni cede los datos de los postulantes para fines comerciales, ni los usa para ofrecerles productos o servicios de telecomunicaciones.

6. Base legal y consentimiento

El tratamiento se basa en el consentimiento del postulante y en las medidas precontractuales que él mismo solicita al postular, según los artículos 7 y 8 de la LOPDP.

Cómo se otorga el consentimiento:

• En el sitio web, mediante una casilla obligatoria, no marcada de antemano, junto al enlace a esta política. Carvacell registra la fecha, la hora y la versión de la política aceptada.
• En WhatsApp o en persona, el primer mensaje o el formulario de entrevista incluye un texto corto de autorización y el enlace a esta política.
• Para postulaciones desde portales de empleo, el postulante acepta las condiciones del portal al postular. Carvacell le informa esta política en el primer contacto.

El postulante puede retirar su consentimiento en cualquier momento (sección 12). El retiro no afecta lo realizado antes, pero sin sus datos Carvacell no puede continuar con su proceso de selección.

7. Datos sensibles y menores de edad

Carvacell no solicita datos sensibles durante la selección y no los usa para decidir sobre un postulante.

Si un postulante incluye por su cuenta un dato sensible en su hoja de vida o en un mensaje (por ejemplo, una condición de salud o una discapacidad), Carvacell no lo usará para evaluarlo. Solo lo tendrá en cuenta si el propio postulante lo pide, por ejemplo para adaptar una entrevista, o si la ley lo exige, como en la inclusión laboral de personas con discapacidad.

Las vacantes de Carvacell están dirigidas a personas mayores de 18 años. Si Carvacell detecta que un postulante es menor de edad, cerrará su postulación y eliminará sus datos, salvo que la ley disponga otra cosa.

8. WhatsApp, inteligencia artificial y decisiones automatizadas

Todas las decisiones sobre un postulante las toma una persona del equipo de reclutamiento. Ningún sistema decide por sí solo si alguien avanza o queda fuera del proceso.

WhatsApp. Carvacell usa WhatsApp para coordinar entrevistas, pedir confirmación de asistencia y enviar recordatorios. Algunos mensajes se envían de forma automática según la etapa del proceso, por ejemplo un recordatorio el día anterior a la entrevista. El postulante puede pedir en cualquier momento que no se le escriba por WhatsApp y se usará otro medio. Al usar WhatsApp también aplican los términos y la política de privacidad de esa plataforma.

Inteligencia artificial. Carvacell puede usar herramientas de inteligencia artificial para:

• redactar mensajes personalizados con el nombre del postulante y los datos de su cita;
• ordenar la información de las hojas de vida y de los perfiles de los portales;
• sugerir al reclutador la sede o el estado de una postulación.

Estas herramientas solo reciben los datos necesarios para cada tarea. Sus sugerencias las revisa siempre un reclutador. Los proveedores de inteligencia artificial que usa Carvacell no utilizan esos datos para entrenar sus modelos.

Decisiones automatizadas. El sistema solo automatiza tareas administrativas que no afectan la evaluación: evitar duplicados, asignar la sede según la ciudad que el postulante declaró y enviar recordatorios. Si un postulante considera que una de estas tareas le afectó, puede pedir que una persona la revise (sección 12).

9. Destinatarios, encargados y transferencias internacionales

Los datos de los postulantes se guardan en servidores propios de Carvacell ubicados en Ecuador. Solo los ven el equipo de reclutamiento, los supervisores de la sede que corresponde y el administrador del sistema.

Para operar, Carvacell usa proveedores de tecnología que actúan como encargados del tratamiento. Algunos procesan datos fuera de Ecuador:

Carvacell exige a estos proveedores medidas de seguridad y confidencialidad, y que usen los datos solo para prestar su servicio. Las transferencias internacionales se realizan con las garantías previstas en los artículos 55 a 61 de la LOPDP.

Carvacell también puede entregar datos a autoridades judiciales o administrativas cuando la ley lo exija.

10. Plazos de conservación

Carvacell conserva los datos solo mientras sirven para el proceso de selección y luego los elimina.

Los 6 meses permiten evitar contactos repetidos a quien ya fue evaluado y atender reclamos sobre el proceso. Pasado cada plazo, los datos se eliminan o se anonimizan para fines estadísticos.

11. Medidas de seguridad

Carvacell aplica medidas técnicas y organizativas para proteger los datos frente a pérdida, acceso no autorizado o alteración, según el artículo 37 de la LOPDP.

• Acceso restringido: cada usuario del sistema de reclutamiento ve solo las postulaciones de su sede, con usuario personal y contraseña robusta.
• Registro de actividad: el sistema guarda quién consultó o modificó cada postulación y cuándo.
• Cifrado: los datos viajan cifrados entre el sitio web, los proveedores y los servidores de Carvacell.
• Hojas de vida: se verifican al recibirlas y se guardan en un almacenamiento sin acceso público.
• Respaldos: copias de seguridad periódicas, también con acceso restringido.
• Confidencialidad: los trabajadores con acceso a estos datos firman compromisos de confidencialidad que siguen vigentes tras terminar su relación con Carvacell.

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte datos de postulantes, Carvacell la notificará a la Superintendencia de Protección de Datos Personales y, cuando corresponda, a los afectados, dentro de los plazos de los artículos 43 y 46 de la LOPDP.

12. Derechos del postulante y cómo ejercerlos

Cada postulante puede ejercer, sin costo, los derechos de los artículos 12 a 21 de la LOPDP:

Cómo presentar una solicitud:

1. Escribir a [email protected], indicando nombre completo, número de cédula, el derecho que desea ejercer y un correo o celular para la respuesta.
2. Adjuntar una copia de la cédula o firmar la solicitud con firma electrónica, para verificar la identidad. Si actúa un representante, adjuntar el documento que lo acredite.
3. Si falta información, Carvacell la pedirá dentro de los 5 días siguientes a la recepción. El postulante tendrá 10 días para completarla; si no lo hace, la solicitud se archiva, sin impedir que presente una nueva.
4. Carvacell responderá dentro de 15 días desde la recepción de la solicitud completa.

Si la respuesta no satisface al postulante, puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

13. Delegado de protección de datos, autoridad de control y vigencia

Delegado de protección de datos. Carvacell ha designado a Recursos Humanos como responsable interno de protección de datos, contacto: [email protected].

Autoridad de control. La Superintendencia de Protección de Datos Personales supervisa el cumplimiento de la LOPDP y recibe los reclamos de los titulares.

Cambios a esta política. Carvacell puede actualizar esta política cuando cambien la ley o sus procesos. La versión vigente estará siempre en carvacellsas.com, con su número de versión y fecha. Si el cambio afecta las finalidades o los destinatarios, Carvacell lo informará a los postulantes con procesos en curso y pedirá un nuevo consentimiento cuando la ley lo exija.

Vigencia. Versión 1.0, vigente desde el 1 de octubre de 2026.